¿Cómo potenciar tu trabajo o estudio con los calendarios interactivos?

Hoy en día la característica más pedida en ser “multitasking” (poder hacer muchas actividades al mismo tiempo) para poder lograr este objetivo no puede confiar solo en tu memoria, y las viejas agendas han quedado fuera de uso, necesitas un soporte electrónico. Lo más probable es que tengas que programar algunas llamadas y videollamadas importantes con días o incluso semanas de anticipación. Necesitas una forma de asegurarte de estar disponible en los momentos cruciales. Con un calendario interactivo, recibirás un recordatorio, tú y todos los involucrados. Incluso puedes agregar en ese recordatorio el link para la videollamada.

Por la misma razón, si alguien te pregunta si tienes tiempo para hacer algo, necesitas una forma de saber si puedes comprometerte o no. Si no tienes un calendario para llevar el registro de todos tus eventos, siempre vivirás con el temor de haber programado dos cosas para la misma fecha por accidente. Puedes olvidarte de la agenda en tu casa u oficina, pero siempre llevas el móvil contigo. Otra ventaja de los calendarios interactivos es que, al igual que el correo electrónico, puedes sincronizarlo en tus diferentes dispositivos. De esta manera, podrás acceder a tu contenido sin importar donde te encuentres.

Redefiniendo qué es un calendario

Cuando piensas en un calendario, ¿qué es lo primero que te viene a la mente? ¿Es el calendario de papel en tu pared que miras cuando olvidas qué día de la semana es? ¿O es ese librito que tu mamá solía llevar a todas partes para escribir la fecha de su próxima cita con el peluquero? Cuando se trata de gestión de proyectos, un calendario es todo eso y mucho más.

Utilizando la tecnología disponible, los calendarios se han convertido en documentos vivos y dinámicos. Nos ayudan a administrar no solo nuestras citas, sino también las demandas constantes de la gestión de proyectos. Cuando hablamos de proyectos, podemos referirnos a cualquier proyecto que tú quieras: de trabajo grupal o individual, tu emprendimiento, tu estudio, tu vida en general e incluso eventos como, por ejemplo, un casamiento.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar un calendario interactivo?

Entre las múltiples ventajas que conllevan los calendarios interactivos, podemos nombrar algunas de las siguientes:

Podrás actualizar fácilmente en tu lista de contactos a los miembros del equipo y a los clientes.

La comunicación es un desafío para todas las empresas, ya sean grandes o pequeñas. Es esencial mantener a todos en la misma página, con esto nos referimos a compartir la información y hacer seguimiento de los temas y actividades. Los expertos afirman que el 42 % de las personas piensan que la capacidad de acceder fácilmente a la información tiene el mayor impacto positivo en su productividad. Si accedemos rápido a los datos que necesitamos para resolver nuestras tareas, trabajamos mejor.

Debes elegir muy bien qué información compartir, ya que los empleados o los compañeros de equipo pueden confundirse si hay demasiadas reuniones o mensajes de correo electrónico.

Dependiendo de la actividad de la empresa, podrías considerar compartir el calendario con los clientes, para que puedan ver fácilmente eventos importantes, hitos y reuniones, eliminando la necesidad de llamadas o correos electrónicos frecuentes para brindarles actualizaciones. Recuerda que no es necesario que compartas toda la información, puedes compartir tareas o eventos con personas específicas.

Combinar múltiples calendarios con el fin de abarcar múltiples proyectos.

Además de un calendario en línea para construir proyectos, cada persona suele tener su propio calendario para realizar un seguimiento de los plazos personales y otras responsabilidades ajenas a las tareas en común.

Un buen calendario interactivo no obliga a las personas a reemplazar las herramientas que ya venían utilizando para llevar sus calendarios individuales. Más bien, los combina e integra para que cada individuo pueda ver todos los eventos relacionados con el proyecto en un solo lugar, sin tener que compartir sus otros eventos y sin tener que administrar múltiples calendarios separados. Es una forma fluida de organizar el flujo de trabajo para todos.

Un calendario interactivo contribuye a ahorrar tiempo

¿Cuántas veces tienes que comunicarte con los miembros de tu equipo cuando están trabajando en un gran proyecto? Debes asegurarse de que todos estén al tanto de los plazos, revisiones y cambios, para que el proyecto pueda concluir de manera exitosa.

Sin embargo, los recordatorios constantes y los registros en excel u otros documentos pueden consumir mucho de tu valioso tiempo. Recordar este tipo de cosas por correo electrónico no es mucho mejor. La posibilidad de que un mensaje de correo electrónico se pase por alto o se pierda en la confusión es bastante alta.

Un buen calendario interactivo proporciona recordatorios y alertas automatizados, lo que elimina la necesidad de registros y actualizaciones por correo electrónico que consumen mucho tiempo. Además, podrás ver fácilmente en qué están trabajando las personas, e incluso cuándo están fuera de la oficina. Consultar el calendario, te ahorra el tiempo de tener que comunicarte personalmente.

¿Cómo puedo crear un calendario interactivo?

Quizás te preocupe que un calendario interactivo te lleve demasiado tiempo para configurarlo y administrarlo, pero no te agobies por eso. Un buen calendario interactivo es intuitivo y fácil de usar. Y te ahorrará tanto tiempo a largo plazo que pronto te preguntarás cómo hacías antes para vivir sin un calendario interactivo. Solo debes elegir el que más se ajuste a tus necesidades.

Algunos ejemplos de calendario interactivo

Si buscas aprovechar calendarios interactivos para pc u online, estas seis opciones que te hemos contado aquí son de las más recomendadas. Esperamos que tu equipo pueda sacarles el máximo provecho, ya que les permitirá lograr una performance superior y evitar distracciones o pérdidas de tiempo que pueden optimizarse fácilmente con la ayuda de un calendario interactivo.